Glavni namen Zakona o davčnem potrjevanju računov je z dvojno kontrolo – preko Finančne uprave RS in preko kupcev, povečati nadzor nad gotovinskim poslovanjem ter tako zmanjšati stopnjo sive ekonomije, dela na črno, utaje davkov, povečati javno-finančne prihodke, pravičneje porazdeliti davčno breme med zavezance, bolj zaščititi potrošnike itd.
Davčno potrjevanje računov deluje tako, da Finančna uprava RS, preko informacijskega sistema, v realnem času, ob izdaji računa prejeme informacijo o izdanem računu. Dolžnost kupca je zahtevati in obdržati račun do izhoda iz poslovnih prostorov.
V članku boste pridobili odgovore na naslednja vprašanja:
- Kdo sploh potrebuje davčno blagajno?
- Kaj vse mora podjetnik postoriti, da bo gotovinsko poslovanje steklo nemoteno?
- Kakšni so interni akti, ki jih podjetnik za davčno potrjevanje računov potrebuje?
- Kakšne so kazni in globe za morebitno nespoštovanje predpisov?
V sistem obveznega davčnega potrjevanja računov so vključeni vsi zavezanci, ki izpolnjujejo tri pogoje:
- vodijo poslovne knjige in evidence,
- izdajajo račune za opravljeno dobavo blaga ali storitev in
- prejemajo plačila za izdane račune v gotovini.
Plačilo v gotovini je vsako plačilo, ki ni neposredno nakazano na transakcijski račun, kot npr. bankovci in kovanci, kreditna/plačilna kartica, ček, poštna nakaznica, plačila po povzetju, Moneta, razni boni in kuponi, Bitcoin ipd.
Plačilo v gotovini ni plačilo, ki je neposredno nakazano na transakcijski račun, kot npr. plačilo preko spletne banke, plačilo s položnico neposredno pri ponudniku plačilnih storitev (pošte, banke), plačilo z UPN nalogom, plačilo s Paypal-om, neposredne kompenzacije/medsebojni poboti ipd.
Kaj vse mora podjetnik postoriti, da bo gotovinsko poslovanje steklo nemoteno?
Pridobiti mora namensko digitalno potrdilo za davčno potrjevanje izdanih računov.
Namensko digitalno potrdilo se pridobi z oddajo vloge – DPR-PridobitevDP, na portalu eDavki in je veljavno 5 let.
Finančni upravi RS mora sporočiti podatke o poslovnih prostorih, kjer zavezanec stalno ali občasno izdaja račune.
Poslovni prostor je prostor, kjer zavezanec stalno ali občasno izdaja račune. Vsak premični objekt in premična davčna blagajna se štejeta pod premični prostor, medtem ko se za nepremični poslovni prostor šteje nepremični poslovni objekt v katerem zavezanec opravlja dejavnost.
Za popis poslovnega prostora se potrebuje naslov, številko katastrske občine, številko stavbe in številko dela stavbe. Popisati se mora vsak posamezni poslovni prostor zavezanca, kjer se izdajajo računi. Podatke o nepremičnini se lahko pridobi na spletni strani Geodetske uprave RS.
Na vidno mesto mora objaviti obvestilo o izdaji računa in obveznosti kupca, da vzame račun.
Obvestilo je točno določeno s Pravilnikom o izvajanju Zakona o davčnem potrjevanju računov. Predpisana je velikost obvestila v merah 148 x 210 mm – format A5.
Pred pričetkom izdajanja računov mora sprejeti interni akt.
Interni akt mora vsebovati: dodelitev zaporednih številk računom, določitev oznake poslovnih prostorov in blagajn ter podatek o programu in ponudniku programske opreme, preko katere se izvaja sistem davčnega potrjevanja računov. Primere internih aktov najdete TUKAJ.
Poskrbeti mora, da bo izdan račun vseboval vse potrebne podatke, predpisane z Zakonom o davčnem potrjevanju računov.
Poleg vseh ostalih obveznih podatkov, predpisanih z Zakonom o davku na dodano vrednost, mora račun vsebovati tudi:
- številko računa v predpisani obliki (oznaka poslovnega prostora, oznaka davčne blagajne in zaporedna številka računa),
- čas izdaje računa – ura in minute,
- oznako zaposlenega – fizične osebe, ki je izdala račun,
- enkratno identifikacijsko oznako računa – EOR in
- zaščitno oznako izdajatelja računa – ZOI.
EOR je enkratna identifikacijska oznaka računa in predstavlja potrdilo, da je bil izdan račun prijavljen Finančni upravi RS. Oznaka se programsko ustvari v informacijskem sistemu Finančne uprave RS.
ZOI je zaščitna oznaka izdajatelja računa, ki mora biti v tekstovni obliki (32 znakov) in v obliki kode (kode PDF 417 ali QR kode ali več črtnih kod tipa Code 128). Oznaka se uporablja za ugotovitev pristnosti izvora računa in je povezana z zavezancem – izdajateljem računa. Ustvari jo elektronska naprava za izdajanje računov.
Priskrbeti mora elektronsko napravo in ustrezno programsko opremo za izdajanje računov ter Finančni upravi RS poročati o proizvajalcu oz. vzdrževalcu davčne blagajne.
Programska oprema, ki je nameščena na elektronsko napravo za izdajanje računov, mora biti skladna z 38. členom ZDavP-2, ki prepoveduje omogočanje brisanja, popravljanja, razveljavljanja, dodajanja, nadomeščanja ali drugega spreminjanja izdanega računa brez kasnejših digitalnih poročil o spremembi. Omogočati mora potrjevanje računov z namenskim digitalnim potrdilom, povezavo z informacijskim sistemom Finančne uprave RS in izpis podatkov o vseh izdanih računih ter kopijah računov.
Določiti mora oznako oseb, ki izdajajo račune preko elektronske naprave.
Oznako določi zavezanec sam, njena oblika ni predpisana. Pomembno je, da je oznaka povezana z davčno številko osebe, ki izda račun. Zavezanec Finančni upravi RS sporoči oznako fizične osebe in njeno davčno številko, na računu pa je nato izkazana le oznaka fizične osebe, davčna številka ni izkazana.
Obveznosti zavezanca v primeru izdajanja računov z uporabo vezane knjige računov
- 1., 2., 3. in 4. točka veljajo enako kot pri zavezancu, ki račune izdaja preko davčne blagajne.
- 5. Priskrbeti mora vezano knjigo računov in jo pred pričetkom izdajanja računov potrditi pri davčnem organu, preko portala eDavki.
- 6. Ob izdaji računa mora pravilno izpolniti izdan račun.
- 7. Do 10. v mesecu, ki sledi mesecu v katerem je bil račun izdan, mora davčnemu organu preko elektronske aplikacije – MINI blagajna na spletni strani Finančne uprave RS, poročati podatke o posameznem izdanem računu.
MINI blagajna je aplikacija na spletni strani Finančne uprave RS in je brezplačna.
Preko nje morajo zavezanci, ki izdajajo račune z uporabo vezane knjige računov, poročati o izdanih računih do 10. v mesecu, ki sledi mesecu v katerem je bil račun izdan.
Aplikacija je namenjena tudi t. i. malim zavezancem, ki izdajo manjše število računov, poravnanih z gotovino. MINI blagajna nudi poenostavljeno izdajanje in potrjevanje računov. Zavezancem namenske programske opreme ni treba kupiti, imeti pa morajo elektronsko napravo z vzpostavljenim dostopom do spletne strani Finančne uprave RS in tiskalnik za tiskanje računov.
KAJ JE ŠE DOBRO VEDETI?
Čas izdaje računa
V trenutku, ko je storitev ali dobava blaga opravljena in zavezanec prejme plačilo v gotovini, mora biti račun izdan in potrjen.
Izdajanje negotovinskih računov
Za izdajo negotovinskih računov ni predpisano davčno potrjevanje računov. Torej, zavezanci bodisi vse račune pošiljajo v potrjevanje Finančni upravi RS ali pa se odločijo, da bodo v potrjevanje posredovali le gotovinske račune. Skladno z novim pojasnilom Finančne uprave RS se gotovinski in negotovinski računu lahko številčijo v istem zaporedju le ob pogoju, da se obe vrsti računov (gotovinski in negotovinski) davčno potrjujejo. V primeru, da želi zavezanec v istem zaporedju kot gotovinske račune številčiti tudi negotovinske račune, mora ob izdaji v potrjevanje pošiljati tudi negotovinske račune. Če zavezanec negotovinskih računov ne želi potrjevati, jih mora izdajati v zaporedju, ki je ločeno od zaporedja, v katerem se številčijo gotovinski računi, ki se pošiljajo v davčno potrjevanje.
Potrjevanje dobropisov in avansov pri Finančni upravi RS
Dobropis in avansni račun oz. račun za predplačilo je treba potrditi. Po opravljeni dobavi blaga oz. opravljeni storitvi je potrebno izstaviti račun, ki ga je prav tako potrebno potrditi.
Kopije računov
Kopija računa mora biti ustrezno označena v skladu z Zakonom o davčnem potrjevanju računov. Na kopiji mora biti navedeno, da gre za kopijo računa, zaporedna številka kopije določenega računa in točen čas (ura in minute) izdaje kopije.
Hranjenje računov
Zavezanci morajo izdane račune hraniti v skladu s 86. členom ZDDV-1. Hraniti jih je potrebno vsaj 10 let po poteku leta, na katero se račun nanaša, oziroma 20 let, v primeru, da se račun nanaša na nepremičnino. Oblika, v kateri jih je potrebno hraniti, je lahko elektronska ali fizična, pomembno je, da ostanejo podatki čitljivi in da se ne spreminjajo.
Izdajanje računov v primeru prekinjene elektronske povezave
V primerih, ko je internetna povezava prekinjena ali ko centralno informacijski sistem Finančne uprave RS ne deluje, mora zavezanec po dveh delovnih dneh od prekinitve povezave poročati Finančni upravi RS o izdanih računih. V primeru daljšega nedelovanja povezave iz upravičenih razlogov, mora zavezanec poslati podatke o izdanih računih najkasneje naslednji delovni dan po vzpostavitvi povezave.
Zaradi nedelovanja povezave izdan račun ne vsebuje oznake EOR, ki jo določi centralno informacijski sistem Finančne uprave RS. Zavezanec po naknadnem posredovanju podatkov o izdanem računu, prejme račun z oznako EOR, ki predstavlja potrdilo o prejemu naknadno posredovanih podatkov.
Obveznost kupca
Obveznost kupca je, da zahteva in prevzame račun. Zadržati ga mora do izhoda iz poslovnega prostora izdajatelja računa. Račun je dolžan predložiti Tržnemu inšpektorju RS ali drugemu davčnemu organu, v kolikor to zahteva. V primeru neupoštevanja hranitve računa ali ne predložitve računa, davčnemu organu, je kupec lahko oglobljen.
Prekrški, kazni in globe
Nadzorna organa FURS in delno TIRS bosta hranila podatke o računih in dodeljenih EOR v informacijskem sistemu 5 let. Podatke bosta obdelovala samo za namene preverjanja zakonitosti zaposlitve in dela ter nadzora pravilnosti obračuna davkov in prispevkov. Več o prekrških, kaznih in globah si lahko preberete TUKAJ.
Za konec …
Upamo, da ste v tej nekaj besedah prejeli vse potrebne informacije, ki jih potrebujete za brezskrbno gotovinsko poslovanje.
V nasprotnem primeru nas kontaktirajte in našli bomo PRIMA rešitev za vaše gotovinsko poslovanje.